نظام المشتريات
اكتشف الكفاءة والمرونة في إدارة المشتريات مع وحدة المشتريات التي تدعم اللغة العربية، والتي توفر طريقة سلسة للتعامل مع الموردين وتنظيم المدفوعات بكل سهولة. يسهّل نظامنا إصدار فواتير الشراء بدقة، مع تقديم تنبيهات آنية لإعلامك عند الحاجة لإعادة الطلب، سواء إعادي الطلب بشكل آلي أو يدوي، للحفاظ على مخزونك مُحدثاً ومُداراً بكفاءة. مع لوحة التحكم الشاملة، يمكنك مراقبة الكميات المطلوبة، حالات طلبات الشراء وأوامر الإستلام، لتعزيز كفاءة سير العمليات وتنسيق التدفق الدائم للمخزون. يمنحك النظام القدرة على إجراء تعديلات فورية واتخاذ قرارات مستنيرة لإدارة سلسلة الإمداد بمرونة عالية، ويُمكنك من تتبع الصادرات والواردات في مستودعك بدقة، مع تقديم تقارير مُفصلة حول الجرد والمشتريات وحالة الدفعات والموردين، لتقديم تجربة إدارية لا مثيل لها وتسهيل اتخاذ القرارات الرشيدة التي تدعم نمو وازدهار عملك.
إصدار طلبات شراء بسهولة
يمنحك نظام ادارة المشتريات القدرة على إصدار طلبات الشراء ومراقبة حالاتها بفعالية من خلال واجهة تعرض ملخصات شاملة للطلبات بالكميات، الأسعار، تواريخ الاصدار، ومع بيان حالة الطلبات.
يمكنك إصدار طلبات الشراء بتحديد الموردين المُعرفين مسبقاً، الموقع، العملة، الضرائب المطبقة ونوع الخصم، بالإضافة إلى تعيين مندوب الشراء المسؤول. ولتحسين إدارة المخزون، يوفر النظام خيار استلام كميات الطلب على دفعات وطرق حساب التكلفة بسهولة. واستخدم خانة الوصف لتوفير معلومات إضافية حول كل طلب شراء، مما يعزز فهم وتتبع الطلبات بكل دقة. نظامنا مصمم ليمنحك سيطرة تامة وشاملة على عمليات الشراء، مما يسهم في تحسين إدارة التوريد والارتقاء بالكفاءة التشغيلية.
إنشاء طلبات شراء بشكل تلقائي ودوري
يقدم نظام اكس سين في إدارة المشتريات ميزة إعادة طلب للمنتجات المدخلة مسبقاً حيث يعتمد على إعدادات الحد الأدنى والأقصى لكميات المنتجات. في حال تفعيل خاصية إعادة الطلب التلقائي، يقوم النظام بإنشاء طلب شراء فوري عندما تنخفض كمية منتج معين في الموقع المخصص دون الحد الأدنى المحدد. الطلب المُنشأ تلقائياً يظل في حالة ‘مسودة’ ليسمح بالمراجعة الدقيقة وإجراء أية تعديلات قبل الإعتماد النهائي، ضمانًا للدقة ومطابقة الطلب للمتطلبات الفعلية.
وفي حالة الاختيار لإدارة إعادة الطلب يدويًا، لن يُنشأ الطلب تلقائيًا حتى لو كانت الكميات دون الحد المطلوب. بدلاً من ذلك، يتخذ النظام دور المراقب، مقدمًا تنبيهات حول المنتجات التي بلغت كميتها أدنى من المستوى المطلوب.
يُمكّن هذا النظام من اتخاذ قرارات مستنيرة حول الوقت المناسب لإنشاء طلبات الشراء، ويقلل من الجهد المطلوب ويزيد من كفاءة إدارة المخزون. بهذه الطريقة، نضمن لعملائنا أقصى درجات الكفاءة والتحكم في تدفق السلع والخدمات، وتسهم في تحسين دورة المشتريات بأكملها.
استعلم ووفر مع طلبات التسعير
توفر واجهة “طلبات تحديد السعر” في نظام اكس سين آلية متكاملة لإدارة وتنظيم عروض الأسعار، تتيح للمستخدمين إنشاء وإرسال طلبات للحصول على تسعيرات من موردين متعددين بكل سهولة ويُسر من خلال تحديد المنتجات المطلوبة، الكميات، وحدة القياس، والمورد المفضل، مع إمكانية إضافة مواصفات أو تعليمات خاصة تتعلق بالطلب.
يوفر النظام واجهة منظمة حيث تُعرض جميع طلبات تحديد السعر مع البيانات الرئيسية مثل العملة، الكمية المطلوبة، تاريخ الإنشاء، وحالة الطلب، سواء كانت مسودة أو قيد المراجعة أو تم اعتمادها. هذا يسمح للمستخدمين بالحفاظ على سير العمل منظم ويسهل عليهم متابعة ومقارنة العروض المقدمة لتحديد الأكثر تنافسية منها. هذه الخاصية تمنح المؤسسات قدرة عالية على التحكم في التكاليف وتعزيز كفاءة عملية التفاوض مع الموردين.
تنظيم الشراء المستمر عبر اتفاقيات الشراء
يتيح نظام اكس سين خاصية “اتفاقيات الشراء” والتي تعطي إمكانية إنشاء أوامر شراء آلية ومدروسة بناءً على اتفاقيات محددة مع الموردين. تتيح هذه الخاصية للمستخدمين تحديد المنتجات، الكميات، الأسعار، وتكرار الطلب بأيام محددة، لضمان إمداد مستمر وموثوق بالمنتجات، خاصةً تلك ذات تواريخ الصلاحية القصيرة كالمخبوزات والأطعمة، أو المنتجات التي تحظى بطلب متواصل. هذه الاتفاقيات مثالية للحفاظ على تدفق ثابت للبضائع الأساسية من المورد الى مخازنك وضمان توفرها لعملائك بشكل سريع ودون انقطاع.
تقدم الواجهة نظرة شاملة على جميع الاتفاقيات النشطة، مع إمكانية تتبع وتحليل البيانات الأساسية مثل الأسعار، تواريخ الشراء، والحالات من مسودة إلى معتمدة، مما يسهل عملية مراجعة وإدارة الطلبات. تساهم هذه الآلية في التحكم الدقيق بالمصروفات وتفعيل استراتيجيات شراء تنافسية ومتوافقة مع متطلبات العمل المختلفة.
إدارة طلبات الشراء الداخلية
تُعتبر واجهة ‘الطلبات الداخلية’ آلية متخصصة لطلبات الشراء التي تُستخدم بشكل خاص للمستلزمات الداخلية مثل المواد الاستهلاكية وأي نوع من المشتريات الضرورية والتشغيلية لعمليات العمل. يتم مراجعة واعتماد هذه الطلبات ثم تحويلها إلى أوامر شراء بطريقة سلسة وميسرة، مما يسهل عملية استرجاع الطلبات والمتابعة مع إجراءات الشراء.
إدارة أوامر الاستلام
تُعتبر “أوامر الاستلام” الخطوة النهائية لإتمام دورة الشراء وتحديث المخزون، إذ تقوم بتسجيل وتتبع البضائع المستلمة من الطلبات الأصلية للشراء. تُمكن هذه العملية المؤسسات من مراقبة البضائع الواردة بدقة، متابعة تطابقها مع المواصفات المطلوبة، وكذلك كمياتها وجودتها. من خلال النظام، يمكن للمستخدمين ليس فقط تسجيل تفاصيل الاستلام، بل أيضاً إرفاق الوثائق الثبوتية الضرورية كالفواتير، أوامر الشراء، ومستندات الشحن. هذا يضمن توثيق كل عملية استلام بشكل كامل ويُعزز من إمكانية تتبع المنتجات والتحقق منها في أي مرحلة.
النظام يوفر بيئة عمل تفاعلية حيث يمكن مراجعة أوامر الاستلام، تعديلها، واعتمادها بكفاءة، مع إمكانية مقارنة المستلمات بالطلبات الأصلية ومراقبة أي اختلافات قد تظهر. تُساعد هذه الآلية في الحفاظ على دقة المخزون وتقليل الأخطاء والتكاليف الناجمة عن الفوارق في الكميات أو الأضرار التي قد تلحق بالبضائع. تُعتبر هذه العملية جزءًا لا يتجزأ من الرقابة الداخلية والامتثال للمعايير المحاسبية، وتسهم في تحسين إدارة سلسلة التوريد وكفاءتها.
إدارة مرتجعات طلبات الشراء
يتيح نظام إدارة المشتريات إمكانية التعامل مع مرتجعات طلبات الشراء بكفاءة عالية، مما يضمن مرونة التعامل مع الموردين والحفاظ على دقة المخزون. تُمكّن هذه الواجهة المستخدمين من تسجيل عمليات إرجاع السلع التي تم شراؤها ولم تفِ بالمواصفات المطلوبة أو التي تظهر بها عيوب تصنيع، بسهولة تامة. يمكن للمستخدمين إصدار أوامر مرتجعات الشراء وتتبع حالة كل عملية إرجاع، من الإنشاء وحتى الاستلام والموافقة النهائية، مع تفصيل كامل للكميات والأسعار وحالة الطلب، بالإضافة إلى تحديد سبب الإرجاع. هذا يساهم في تعزيز العلاقة مع الشركاء التجاريين ويعمل على تحسين عمليات التدقيق والرقابة داخل المنشأة.
إدارة الخصم المكتسب بعد عمليات الشراء
تشكل ميزة ‘الخصم المكتسب’ جزءًا هامًا في عمليات ما بعد الشراء، حيث يتيح للمؤسسات الحصول على خصومات من الموردين نظير أي أخطاء قد تحدث أو أي ظروف تستدعي تعديل الفواتير بعد الشراء واستلام البضائع. هذه الميزة تُمكن الشركات من استرجاع الفواتير المرحلة أو المدفوعة وتعديلها باستخدام مستندات ‘الخصم المكتسب’، مما يوفر مرونة أكبر في التعامل مع المواقف التي تظهر بعد عملية الشراء ويسهم في تسوية الحسابات بكفاءة.
تقارير شاملة لعمليات الشراء وإدارة المخزون
تُعد التقارير في نظام إدارة المشتريات أداة رئيسية تُمكن القائمين على الشراء من الحصول على رؤية شاملة وعميقة لعملياتهم. يتضمن تقارير متعددة مثل تقرير المخزون الذي يعطي نظرة كاملة وشاملة حول المخزون. كما يشمل تقرير اعمار المنتجات الذي يساعد في فهم دورة حياة المخزون، وتقرير المنتجات الراكدة لتسليط الضوء على المخزون غير المتحرك. يُتيح تقرير المنتج الأكثر حركة تحليلاً للمنتجات ذات الدوران العالي.
ويُمكن تقرير حركة المنتج بحسب الأسعار وتقرير حركة المنتج بحسب الفواتير الإطلاع على حركة المخزون بحسب التفاصيل المالية المرتبطة بالمخزون. أخيرًا، يُقدم تقرير مطابقة أوامر الشراء مع الاستلام رؤية واضحة للتحقق من التطابق بين ما تم طلبه وما تم استلامه، مما يضمن دقة العمليات ويعزز من فعالية سلسلة التوريد.